makalah manajemen organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Istilah organisasi berasal dari kata organum, yang berarti ala,bagian atau komponen-komponen.Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum yaitu menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, pewaakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Rensis Linkert, seorang peneliti manajemen mempelajari beberapa organisasi besar untuk menentukan apa yang membuat beberapa organisasi lebih efektif dari organisasi lainnya.

1.2 Tujuan      

Dengan mempelajari makalah ini mahasiswa diharapkan mampu memahami :

Ø  Pengorganisasian

Ø  Struktur Organisasi

Ø  Kelompok-Kelompok Kerja Formal Organisasi

Ø  Organisasi Formal dan Informal

Ø  Sifat Rancangan Organisasi

Ø  Perancangan Struktur Organisasi

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian

Pengorganisasian didefenisikan sebagai proses penciptaan struktur organisasi. proses ini penting dan digunakan untuk banyak tujuan. Tantangan bagi para manajer adalah merancang struktur organisasi yang memungkinkan para karyawan mengerjakan pekerjaan mereka secara efektif dan efisien. Tujuan pengorganisasian meliputi:

1)      Membagi pekerjaan yang harus dilakukan kesejumlah departemen dan pekerjaan tertentu.

2)      Membagi-bagi tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan masing-masing pekerjaan.

3)      Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi.

4)      Mengelompokan sejumlah pekerjaan kesejumlah unit.

5)      Membangun hubungan diantara individu, kelompok dan departemen.

6)      Menetapkan sejumlah garis wewenang formal.

7)      Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif sumber daya organisasi.

Pelaksanaan  proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mecakup aspek-aspek penting organisasi dan pengorganisasian yaitu : pembagian kerja, departementalisasi, bagan organisasi formal, rantai perintah dan kesatuan perintah, tingkat-tingkat hirarki manajemen, saluran komunikasi, penggunaan komite, rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

B.     Struktur organisasi

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menjelaskan pembagian aktivitas kerja, serta memperhatikan hubungan fungsi dan aktivitas sampai batas-batas tertentu

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:

1.      Strategi organisasi untuk mecapai tujuannya.

2.      Teknologi yang digunakan.

3.      Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

4.      Ukuran organisasi.

            Ketika para manajer menyusun atau mengubah struktur organisasi, mereka terlibat dalam desain organisasi, proses yang melibatkan keputusan-keputusan mengenai keenam unsur penting yaitu:

1.      Spesialisasi kerja

Spesialisasi kerja merupakan tingkat dimana tugas dalam sebuah organisasi dibagi menjadi pekerjaan yang berbeda; juga dikenal sebagai divisi pekerja. Inti dari pekerjaan spesialisasi adalah bahwa keseluruhan pekrjaan tidak dikerjakan oleh satu orang tetapi dipecah menjadi beberapa langkah dan setiap langkah diselesaikan oleh orang yang berbeda. Karyawan individual dispesialisasikan untuk melakukan sebagian aktivitas pekerjaan.

2.    Departementalisasi.

Departementalisasi merupakan dasar yang digunakan untuk mengelompokan sejumlah pekerjaan menjadi satu kelompok atau satu grup. Setiap organisasi ekan mengelompokan berbagai kegiatan kerja. Ada lima bentuk umum departemantalisasi, yaitu:

-          Departementalisasi fungsional mengelompokan sejumlah pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilaksanakan. Pendekatan ini dapat digunakan dalam semua jenis organisasi, walaupun fungsi-fungsunya berubah dalam rangka mencerminkan tujuan dan kegiatan kerja organisasi.

-          Departementalisasi produk. Mengelompokan pekerjaan berdasarkan lini produk. Dalam pendekatan ini, tiap bidang produk utama ditempatkan dibawah wewenang manajer yang ahli dalam bidang ini dan bertanggung jawab atas segala sesuatu yang harus dilakukan terhadap lini produk itu.

-          Departementalisasi geografis. Mengelompokan pekerjaan berdasarkan wilayah atau geografi, seperti wilayah selatan, tengah atau barat, bagi organisasi yang beroperasi hanya di suatu negara atau bagi perusahaan global.

-          Departementalisasi proses. Mengelompokan pekerjaan berdasarkan arus produk atau pelanggan. Dalam pendekatan ini, kegiatan kerja mengikuti arus pemrosesan alami produk atau bahkan pelanggan.

-          Departementalisasi pelanggan. Mengelompokan pekerjaan berdasarkan kelompok pelanggan yang mempunyai kebutuhan atau masalah bersaing yang dapat sangat baik dipenuhi dengan mempunyai tenaga spesialis pada masing-masing pelanggan itu.

3.      Rantai komando

Rantai komando adalah garis wewenang yang tidak terputus yang membentang dari tingkatan atas organisasi hingga tingkatan paling bawah dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa. Wewenang mengacu pada hak-hak yang melekat pada posisi manajerial tertentu yang memberitahu orang apa yang harus dilakukan dan mengharapkan orang itu melakukannya. Untuk mempermudah koordinasi dan pengambilan keputusan, para manajer organisasi menjadi bagian dari rantai komando itu dan dianugerahi dengan kadar wewenang tertentu guna memenuhi tanggung jawabnya. Sewaktu para manajer mengoordinasi dan memadukan pekerjaan para karyawan, para karyawan tersebut menanggung kewajiban untuk melaksanakan tugas yang dibebankan. Kewajiban untuk melaksanakan tugas apa saja yang dibebankan disebut dengan tanggung jawab. Akhirnya, prinsip kesatuan komando merupakan prinsip manajemen yang menyatakan bahwa tiap-tiap orang harus melapor kesatu manajer saja.

4.      Rentang kendali

 Rentang kendali itu penting karena hingga derajat tertentu rentang kendali menentukan jumlah tingkatan dan manajer yang dimiliki organisasi.

5.      Sentralisasi dan desentralisasi

 Dalam sejumlah organisasi tertentu, para manajer puncak mengambil semua keputusan dan para manajer tingkat yang lebih rendah hanya melaksanakan petunjuk mereka. Sentralisasi melukiskan sejauh mana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi. apabila manajemen puncak mengambil keputusan penting organisasi tersebut dengan sedikit atau tanpa masukan dari para karyawan tingkat bawah, maka organisasi itu terdesentralisasi. Sebaliknya, semakin banyak karyawan tingkatan bawah yang memberikan masukan atau betul-betul mengambil keputusan, maka organisasi itu makin terdesentralisasi.

6.      Formalisasi

 Mengacu padasejauh mana pekerjaan didalam organisasi itu terstandarisasi dan sejauh mana perilaku karyawan dibimbing oleh peraturan dan prosedur. Jika pekerjaan sangat diformalisasi, maka orang yang mengerjakan pekerjaan tersebut mempunyai keleluasaan minimum atas apa yang harus dilakukan, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan, dan bagaimana harus melakukannya.

Menurut prosesnya, pengorganisasian perusahaan terdiri dari lima tahap, yaitu :

1.      Mengkaitkan tujuan kepada proses pengorganisasian. Tujuan perusahaan memengaruhi pengorganisasian dan hasil akhirnya adalah suatu susunan organisasi atau struktur organisasi. untuk mencapai suatu tujuan, diperlukan berbagai aktivitas. Tujuan perusahaan mungkin tetap semenjak perusahaan didirikan. Misalnya perusahaan terus mengejar keuntungan dengan menggunakan orang dan sumber daya yang lain. Tetapi pada proses kegiatan perusahaan lebih lanjut, ada kemungkinan diciptakan aktivitas baru, departemen baru atau pegawai lama diberi tambahan tugas sehingga hubungan-hubingan baru antar pegawai  perlu diciptakan. Dengan demikian tujuan organisasi harus selalu dikaitkan dalam proses pengorganisasian baik pada permulaan maupun setelah perusahaan sudah berjalan.

2.      Mengidentifikasi berbagai alternatif aktivitas. Untuk mencapai suatu tujuan, tentu ada sejumlah aktivitas yang harus dilakukan. Aktivitas-aktivitas tersebut diidentifikasi dan diinventarisasi. Bagi perusahaan yang sedang berjalan, adanya program-program khusus, membutuhkan reorganisasi sementara pada perusahaan atau  pada suatu departemen. Setelah manajer mengetahui berbagai aktivitas yang akan dilakukan, berarti sudah dapat mengklasifikasikan dan mengelompokkan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

3.      Mengklasifikasi dan mengelompokkan berbagai aktivitas. Langkah ini terdiri dari 3 tahap, yaitu:

- meneliti setiap aktivitas yang diidentifikasi untuk menetapkan sifat-sifat umumnya.

- mengelompokkan berbagai aktivitas kedalam bidang-bidang tertentu.

- membuat departemen dasar untuk kelak menyusun struktur organisasi.

Dalam praktek, kedua tahap pertama terjadi secara simultan, penjualan, periklanan, pengiriman, penggudangan dapat dikaitkan kepada aktivitas pemasaran. Setelah tugas-tugas diklasifikasi dan dikelompokkan kedalam unit kerja yang berkaitan maka tahap ketiga adalah departementalisasi. Departementalisasi dilakukan atas berbagai dasar seperti: fungsi, geografis, teritorial, langganan, lini produksi.

4.      Memberi tugas dan mendelegasikan kekuasaan yang tepat. Langkah ini merupakan langkah kritis, sebab tidak mudah menetapkan tipe dan jumlah kekuasaan yang tepat, misalnya betapa banyak kekuasaan yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan tugas tertentu.

5.      Menggambarkan suatu struktur organisasi. Langkah ini membuat keseluruhan bagian-bagian bersatu padu. Secara vertikal, struktur organisasi membuat hirarki yang menunjukan siapa yang berwenang pada setiap tugas, pada setiap bidang dan pada organisasi sebagai keseluruhan. Tingkat-tingkat manajemen ditunjukkan dari bawah sampai ke atas pada struktur organisasi. tingkat-tingkat tersebut menciptakan rantai komando, atau tingkat-tingkat hirarki pengambilan keputusan didalam perusahaan.

C.     Kelompok-Kelompok Kerja Formal Organisasi

Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompok kerja formal:

a.       Kesatuan tugas khusus dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus. Kesatuan ini keberadaanya hanya sampai tugas  diselesaikan atau masalah dipecahkan. Kesatuan tugas biasanya dibentuk untuk menangani masalah-masalah dan tugas-tugas yang kompleks dan melibatkan beberapa satuan kerja organisasi.

b.      Panitia tetap adalah bagian tetap dari struktur  suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi, seperti panitia anggaran.

c.       Dewan dan Komisi

Dewan dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta. Sedangkan komisi biasanya diangkat oleh pejabat pemerintah untuk melaksanakan tugas-tugas administratif, legislatif, atau pengaturan.

D.    Organisasi Formal dan Informal

Organisasi formal yaitu suatu sistem kerja sama dari dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama. Dalam suatu organisasi formal, tiap unsur organisasi mempunyai kedudukan tugas dan fungsi-fungsi yang tegas.

Organisasi informal memainkan peranan penting dalam dinamika perilaku organisasi. Perbedaan pokok antara organisasi formal dan informal adalah bahwa organisasi formal mempunyai tujuan, struktur dan pola hubungan kerja yang teratur melalui manajemen. Organisasi informal berdiri diatas struktur yang tidak jelas, sukar didefinisakan, keanggotanya sulit ditentukan  dan pola hubungan di antara para anggota  tanpa tujuan yang khusus. Argyris mengemukakan empat bidang utama di mana organisasi formal dan informal berbeda:

a.         Hubungan-hubungan antar pribadi. Dalam organisasi formal hubungan-hubungan diantara orang-orang digambarkan jelas, sedangkan dalam hubungan informal sangat tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

b.         Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.

c.         Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok-kelompok informal mengendalikan pada anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

d.        Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung  daripada para anggota suatu kelompok informal.

Alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manusaiwi yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal, seperti kebutuhan hubungan sosial, pengetahuan tentang perilaku yang diterima dan kebutuhan akan informasi serta berkomunikasi.

Kelompok-kelompok informal melaksanakan fungsi-fungsi:

1.      Menetapkan,memperkuat dan merumuskan norma-norma dan nilai-nilai sosial budaya penting para anggota kelompok

2.      Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi terhadap pelaksanaan tugas manajer

3.      Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan

4.      Memberikan kepuasan dan status sosial kepada para anggota yang tidak dapat diberikan oleh organisasi formal.

Kelompok-kelompok Informal ini walaupun tidak ditetapkan secara formal oleh organisasi, dapat menyebabkan timbulnya berbagai masalah bagi manajer. Masalah-masalah tersebut antara lain :

1.      Kelompok informal menciptakan konflik

2.      Mendorong penolakan terhadap perubahan

3.      Menghidupkan dan menyebarkan desas-desus .

4.      Mengembangkan keseragaman diantara para anggota termasuk pembatasan pelaksanaan kegiatan.

E.  Sifat Rancangan organisasi (organization design)

Rancangan orgnisasi adalah keseluruhan rangkaian darielemen struktural dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut yang digunakan untuk mengelola organisasi secara total. Oleh karena itu, rancangan organisasi merupakan caradalam mengimplementasikan strategi dan rencana untuk mencapaitujuan organisasi.Ada dua titik penting dalam rancangan organisasi yaitu :

a.       Organisasi tidak dirancang dan kemudian ditinggalkan utuh.Sebagian besar organisasi berubah hampir secara kontinusebagai akibat dari faktor-faktor seperti situasi dan orang.

b.      Rancangan organisasi untuk organisasi yang lebih besar sangat kompleks dan memiliki banyak tingkatan variasisehingga mendeskripsikan mereka tidak dapat dilakukandalam suatu penjelasan yang lengkap dan penuh.

F. Perancangan Struktur Organisasi

Perancangan Struktur Organisasi adalah Perancangan struktur  organisasi di gunakan untuk mempertemukan bentuk organisasi yang sedekat mungkin dengan tujuan yang ingin diraih oleh organisasi dengan  menunjukan kerangka  dan susunan  perwujudan  pola tetap hubungan–hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang  menunjukan kedudukan tugas dan wewenang  dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi dimana dalam melaksanaksan perancangan struktur organisasi  dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan organisasi yang sama .

Adapun faktor-faktor  utama yang menentukan  perancangan struktur organisasi sebagai berikut:

1. Strategi  Organisasi  untuk mencapai  tujuannya. Strategi akan menjelaskan  bagaimana  aliran wewenang  dan saluran komunikasi   dapat disusun  di antara para manajer  dan bawahan.  Aliran kerja sangat  dipengaruhi strategi, sehingga  bila strategi  berubah  maka struktur  organisasi  juga  berubah.
2. Teknologi yang digunakan.  Perbedaan teknologi  yang digunakan  untuk memproduksi barang-barang  atau jasa akan membedakan  bentuk  struktur  organisasi, sebagai contoh  perusahaan  mobil yang  mempergunakan  teknologi industri  massal akan  memerlukan tingkat  standarisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi  dibandingkan  perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan perubahan mode.
3. Anggota (karyawan)  dan orang-orang  yang terlibat  dalam organisasi.  Kemampuan  mereka untuk  bekerjasama harus  diperhatikan  dalam merancang  struktur organisasi. Kebutuhan  manajer  dalam pembuatan keputusan  juga  akan mempengaruhi  saluran komunikasi, wewenang  dan hubungan di antara satuan-satuan kerja  pada rancangan struktur organisasi seperti pelanggan, supplier  dan sebagainya  perlu  dipertimbangkan dalam penyusunan  struktur.
4. Ukuran organisasi besarnya  organisasi  secara keseluruhan maupun satuan-satuan  kerjanya akan sangat mempengaruhi  struktur  organisasi  akan semakin kompleks  dan harus  dipilih  bentuk  struktur  yang tepat.

BAB III

PENUTUP

1.      Kesimpulan :

            Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama peyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan  pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaab agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

Ketika para manajer menyusun atau mengubah struktur organisasi, mereka terlibat dalam desain organisasi, proses yang melibatkan keputusan-keputusan mengenai keenam unsur penting yaitu:

a.       Spesialisasi kerja

b.      Departementalisasi.

c.       Rantai komando

d.      Rentang kendali

e.       Sentralisasi dan desentralisasi

f.       Formalisasi

DAFTAR PUSTAKA

Dr.T.Hani Handoko, M.B.A. manajemen.EDISI 2